Wat moet je regelen voordat je producten invoert in de EU?

Voordat je producten invoert in de EU, moet je minimaal beschikken over de juiste handelsdocumenten, productcertificeringen die aansluiten op de Europese regelgeving, en een correcte douaneaangifte. Welke specifieke verplichtingen gelden, hangt af van het producttype, het land van herkomst en de waarde van de zending. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over importeren uit China en de stappen die je moet zetten voordat je eerste container vertrekt.

Welke documenten heb je nodig om producten de EU in te brengen?

Om producten de EU in te brengen heb je minimaal een handelsfactuur (commercial invoice), een paklijst (packing list) en een vrachtbrief nodig. Afhankelijk van het product en het land van herkomst komen daar een certificaat van oorsprong, een conformiteitsverklaring en eventuele keuringsrapporten bij.

Zakendoen in het Verre Oosten zonder zorgen? Van sourcing en productie tot kwaliteitscontrole: Tracopen begeleidt het volledige traject van A tot Z.

Hieronder vind je een overzicht van de meest gebruikte importdocumenten:

• Commercial invoice: bevat de waarde, omschrijving en hoeveelheid van de goederen. Dit document gebruikt de douane als basis voor het berekenen van invoerrechten.
• Packing list: geeft een gedetailleerd overzicht van de inhoud van elke doos of pallet in de zending.
• Bill of Lading (B/L) of Airway Bill (AWB): de vrachtbrief voor respectievelijk zeevracht en luchtvracht. Bij zeevracht werkt men vaak met de FOB-conditie, waarbij de verkoper de goederen aan boord levert en jij als koper het verdere transport regelt.
• Certificaat van oorsprong: bewijst in welk land het product is gemaakt en kan invloed hebben op de hoogte van invoerrechten op producten uit China.
• Conformiteitsverklaring (Declaration of Conformity): verplicht voor producten die onder Europese productrichtlijnen vallen.

Zorg dat alle documenten consistent zijn. Kleine afwijkingen tussen de factuur en de paklijst, zoals een andere productomschrijving of een andere waarde, kunnen leiden tot vertraging bij de douane of zelfs een boete.

Welke productcertificeringen zijn verplicht voor de Europese markt?

Voor de Europese markt zijn productcertificeringen verplicht zodra een product valt onder een Europese richtlijn of verordening. De bekendste is het CE-keurmerk, dat verplicht is voor onder andere elektronica, speelgoed, machines en persoonlijke beschermingsmiddelen. Zonder CE-markering mag je zulke producten niet op de EU-markt brengen.

Andere certificeringen die je tegenkomt bij het importeren uit China:

• REACH-compliance: verplicht voor producten die chemische stoffen bevatten. Dit geldt voor een breed scala aan consumentenproducten, van textiel tot speelgoed.
• RoHS-richtlijn: beperkt het gebruik van gevaarlijke stoffen in elektrische en elektronische apparatuur.
• EN-normen: Europese productnormen die specificeren waaraan een product technisch moet voldoen, bijvoorbeeld EN 71 voor speelgoed.
• UKCA-markering: verplicht als je ook de Britse markt wilt bedienen na de Brexit.

Laat bij productontwikkeling al in een vroeg stadium checken welke certificeringen van toepassing zijn. Dit voorkomt dat je een product laat maken dat achteraf niet aan de EU-eisen voldoet. Een testrapport van een geaccrediteerd laboratorium in China kan het CE-traject aanzienlijk versnellen.

Hoe werkt de douaneaangifte bij import in de EU?

Bij import in de EU dien je voor elke zending een douaneaangifte in via het elektronische systeem van de douane. Je geeft daarin de goederencode (HS-code), de douanewaarde en het land van herkomst op. Op basis hiervan berekent de douane de verschuldigde invoerrechten en btw.

Het proces werkt in grote lijnen als volgt:

1. Bepaal de HS-code: elke productcategorie heeft een unieke code die bepaalt welk tarief van toepassing is. Dit is de basis voor het berekenen van invoerrechten op producten uit China.
2. Stel de douanewaarde vast: dit is doorgaans de transactiewaarde op basis van de commercial invoice, inclusief transportkosten tot het punt van invoer in de EU (afhankelijk van de incoterm, zoals CIF of FOB).
3. Dien de aangifte in: dit doe je zelf of via een douane-expediteur. Bij DDP-leveringen regelt de leverancier of een derde partij dit namens jou.
4. Betaal invoerrechten en btw: de invoerrechten variëren per productcategorie; de btw betaal je bij invoer maar kun je doorgaans terugvorderen als ondernemer.

Tip: gebruik de TARIC-database van de Europese Commissie om de juiste HS-code en het bijbehorende tarief op te zoeken voordat je je inkoopprijs berekent. Zo voorkom je verrassingen achteraf bij het berekenen van je winstmarge.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het importeren uit China?

De meest gemaakte fouten bij het importeren uit China zijn het bestellen zonder sample, het onderschatten van bijkomende kosten en het werken met leveranciers zonder grondige verificatie. Deze fouten kosten tijd en geld, en zijn in de meeste gevallen te voorkomen.

Veelgemaakte fouten op een rij:

• Geen sample opvragen: producten alleen op basis van foto’s of productomschrijvingen bestellen is riskant. Kwaliteitsverschillen worden pas zichtbaar als je het product fysiek in handen hebt.
• Transportkosten onderschatten: vergeet bij het berekenen van je verkoopprijs niet de volledige logistieke keten mee te nemen: zeevracht of luchtvracht, lokaal transport, douanekosten en eventuele opslagkosten.
• MOQ negeren: MOQ betekent Minimum Order Quantity, het minimale aantal stuks dat een fabrikant per order accepteert. Niet elke leverancier is bereid kleine volumes te produceren, en een te hoge MOQ kan je cashflow onder druk zetten.
• Incoterms verkeerd interpreteren: de betekenis van EXW, FOB en DDP verschilt sterk in wie welke kosten en risico’s draagt. Bij EXW draag jij al het risico vanaf het moment dat de goederen de fabriek verlaten; bij DDP regelt de leverancier alles tot aan je deur.
• Geen kwaliteitscontrole ter plaatse: een inspectie in China vóór verscheping voorkomt dat een volledige container met afgekeurde producten aankomt.
• Certificeringen te laat aanvragen: sommige testen en certificeringen kosten weken. Als je dit pas na productie regelt, loopt de levering vertraging op.

Wanneer heb je een importeur van record nodig?

Je hebt een importeur van record (IOR) nodig wanneer je als buitenlandse onderneming goederen in de EU wilt invoeren maar geen btw-registratie of juridische entiteit in een EU-lidstaat hebt. De IOR staat als verantwoordelijke partij geregistreerd bij de douane en is aansprakelijk voor de juiste aangifte, betaling van invoerrechten en naleving van lokale regelgeving.

Situaties waarin een IOR relevant is:

• Je bent een niet-EU-bedrijf dat producten rechtstreeks aan Europese klanten wil leveren.
• Je werkt met een private label-constructie waarbij de producent in China als afzender staat, maar jij als EU-distributeur wilt optreden.
• Je importeert producten in naam van een klant die zelf geen importeur wil zijn.

Voor EU-bedrijven die zelf producten importeren geldt dit doorgaans niet. Zij treden automatisch op als importeur van record zodra ze de douaneaangifte indienen. Twijfel je of jouw situatie een IOR vereist? Vraag dit na bij een douane-expediteur of importspecialist voordat je bestelt.

Hoe verlaag je importrisico’s bij internationale inkoop?

Je verlaagt importrisico’s bij internationale inkoop door te werken met geverifieerde leveranciers, altijd een sample te beoordelen vóór productie, kwaliteitscontroles in te plannen en de juiste incoterms te kiezen. Goede voorbereiding aan de voorkant bespaart aanzienlijk meer dan het oplossen van problemen achteraf.

Concrete stappen om risico te beperken:

• Verifieer leveranciers: controleer bedrijfsregistratie, productiecapaciteit en referenties. Chinese leveranciers op grote platforms zijn niet altijd fabrikanten; soms zijn het tussenhandelaren.
• Vraag altijd een sample aan: beoordeel de kwaliteit, verpakking en maatvoering voordat je een productieorder plaatst.
• Plan een pre-shipmentinspectie: laat een onafhankelijke inspecteur de goederen controleren vóór verscheping. Dit is een van de meest effectieve manieren om problemen te voorkomen.
• Sluit een duidelijk contract: leg kwaliteitseisen, levertijden, betalingsvoorwaarden en aansprakelijkheid vast in een productieovereenkomst.
• Spreid je leveranciersbestand: afhankelijkheid van één leverancier maakt je kwetsbaar voor productieproblemen, prijsstijgingen of geopolitieke verstoringen.
• Kies de juiste incoterm: bij het ontwikkelen van een eigen product of OEM- of ODM-trajecten is het belangrijk te weten wie het risico draagt tijdens transport. FOB is voor veel importeurs een goede balans tussen controle en kosten.

Hoe wij je helpen met importeren uit China

Al het bovenstaande regelen, van documentatie en certificeringen tot kwaliteitscontrole en douaneafhandeling, kost tijd en vraagt om specifieke kennis. Wij nemen dat volledig uit handen. Jij hebt alleen contact met ons; wij importeren de producten vanuit het Oosten en beheren het volledige proces van sourcing tot levering aan jouw deur.

Wat wij voor je doen:

• Scherpe inkoopprijs met garantie: dankzij ons grote leveranciersbestand en ons kantoor in China zitten onze collega’s dicht op de leveranciersmarkt. Dat levert je een betere prijs op dan je zelf zou bedingen.
• Sample eerst: je krijgt altijd eerst een sample toegestuurd voordat de productie van start gaat. Zo weet je exact wat je ontvangt.
• Volledig op maat: wij werken zonder catalogus en bieden exclusiviteit. Alles wat je bedenkt is mogelijk, van het ontwikkelen van een eigen product tot white label en private label-producten.
• Kwaliteitscontrole ter plaatse: ons team in China controleert de productie en de kwaliteit voordat de goederen worden verscheept, zodat de zending voldoet aan EU-standaarden.
• Retailachtergrond: we begrijpen hoe producten presteren in de praktijk, niet alleen op papier. Die ervaring nemen we mee in elk sourcing- en productontwikkelingstraject.

Wil je weten wat wij voor jouw specifieke product kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we bespreken samen de mogelijkheden.

Related Articles

• Welke verzekeringen zijn gekoppeld aan eindverantwoordelijkheid bij productie uitbesteding?
• Welke betaalmethoden zijn veilig bij inkopen in het buitenland?
• Hoe vergelijk je twee fabrikanten op betrouwbaarheid en niet alleen op prijs?
• Hoe stel je technische specificaties op voor de productie van promotie materiaal?
• Hoe ga je om met seizoensschommelingen bij contract manufacturing?